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ESCRITO PERSONAL-ARCHIVO

Empezar hablar sobre la gestion documental es muy facil cuando se tiene el conocimiento, en este caso cuento con el conocimiento por ser tecnica en Archivista. La gestion documental es una de las areas importantes de una empresa, ya que esta maneja toda la documentacion de la misma, por consiguiente el saber el conocer y los dos en union forman la area de GESTION DOCUMENTAL, equivalente a la fuente importante de la informacion.

Un archivo es un conjunto de información binaria; es decir, un conjunto que va de 0 a 1. Este archivo puede almacenarse para mantener un registro de esta información. Un archivo de texto es un archivo que contiene caracteres almacenados en forma de octetos (o bytes).
Este archivo se guarda en el disco duro con la forma: "name_of_file.ext"(nombre_del_archivo.ext). ".ext" representa la extensión, la cual constituye una manera de reconocer el tipo de programa que se necesita para abrir el archivo (nota: esto no ofrece garantías respecto del tipo de archivo, ya que cuando se modifica la extensión, el tipo de archivo no cambia).El largo del nombre y de la extensión puede variar según el sistema operativo:
8 caracteres para el nombre y 3 para la extensión en DOS y Windows 3.1.
256 caracteres para el nombre y la extensión en Windows 95, 98 y NT.
256 en sistemas UNIX.
En consecuencia, en DOS o en Windows 3.1, un archivo de Windows 9x tendrá un nombre acortado compuesto por los primeros 6 caracteres del nombre seguidos de ~x, donde x representa una cifra que aumentará cada vez que un archivo lleve el mismo nombre. Esto significa que si un archivo con el nombre "archivo~1" ya existe, el siguiente llevará el nombre "archivo~2".
Además el archivo tiene un encabezado en el que se almacena información adicional, como el tipo y, en especial, el tamaño. También contiene un carácter al final del archivo que indica que la información que sigue a dicho carácter no pertenece al mismo archivo.

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QUE ES LA GESTION DOCUMENTAL?

La gestión documental consiste en el uso de tecnología y procedimientos que permiten la gestión y el acceso unificado a información generada en la organización:
Al Personal de la Empresa
A clientes y Proveedores

Los beneficios clave de estas prácticas son:
Establecer un nuevo espacio de trabajo compartido Empresa / Cliente
Aumentar el valor de la información de la empresa.
Evitar la duplicación de tareas así como los tiempos de búsqueda de información interna.
Incrementar la calidad de servicio y la productividad.

Puntos Clave de la Implantación de una solución de Gestión Documental:
Grupos y Roles. Acceso selectivo a la Información.
Workflow. Procesos On Line.
Acceso Descentralizado a la Información.
Punto único de Acceso. Múltiples fuentes de Información.
Detección de Patrones de Comportamiento. Calidad del Servicio.
La Oficina Sin Papel
Compartición de Información. Empresa - Departamentos - Clientes

Para lograr dichos objetivos permitiendo un Retorno de la Inversión rápido y real utilizamos tecnologías Open Source como Plone, Swish-e y Lucene que permiten evitar costosas licencias y enormes tiempos de desarrollo obteniendo soluciones escalables, de rápida implementación y a un precio asequible a la medida de cualquier empresa.
Casos típicos de Beneficio de las prácticas de Gestión del conocimiento:
Situación: La Empresa gestiona y mantiene Información del Cliente.
Beneficio: El Cliente tiene acceso de forma inmediata y en tiempo Real a su información.
El Cliente puede acceder a través de Internet y de forma segura. El Cliente puede integrar el Sistema de Gestión Documental en sus procedimientos de Trabajo. El Cliente dispone de un aplicativo que le permite utilizar, buscar, gestionar y compartir la información dentro de su Empresa de modo ágil.

Situación: Gestión de Expedientes. Incluyen información multiformato y multifuente. Por ejemplo: fax, talones, fotocopias, recibos, documentos ofimáticos, pedidos, albaranes, estadísticas. Todos ellos generados electrónicamente, escaneados o en papel.
Beneficio: Definición lógica de expediente asociado al Cliente. Acceso unificado al conjunto de información. Posibilidad de definir workflows de gestión y operaciones:
entre departamentos
entre empresa y clientes
entre clientes y empresa

Situación: Dificultad para el mantenimiento de copias de seguridad, duplicados y verificación de integridad del conjunto de información gestionada.
Beneficio: La Solución de Gestión Documental permite el establecimiento en tiempo real de copias sincronizadas del conjunto de información gestionada en distintas ubicaciones físicas. Permite también delegar las tareas de almacenamiento, backup y mantenimiento de repositorios a un Data Center gestionado.

Situación: Un mismo documento pertenece o está en uso por diferentes expedientes o clientes.
Beneficio: La herramienta de Gestión Documental permite la creación de versionado sobre un mismo ítem. Incluso el establecimiento de relaciones jerárquicas entre versiones

INTRODUCCION

Para la creación del nombre, se toma como base los conocimientos acerca del tema del manejo de documentacion acerca del manejo de los documentos o en general el manejo de archivo, por consiguiente se da una introducción acerca de la gestión documental con énfasis en la administración...

“Dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos: la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA)” .
La gestión de documentos fue “concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50” y de acuerdo con Llanso fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a mediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico.

A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de un modo particular se empiezan a plantear problemas relacionados con la inflación de papel en el seno de las administraciones y la búsqueda de la eficacia y la economía en la gestión de los asuntos públicos y en relación con el ciudadano; ante esta situación comienzan a adaptar a su idiosincrasia administrativa particular las soluciones formuladas y experimentadas en los Estados Unidos.

En Colombia, el Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos.

En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación “Gestión documental : bases para la elaboración de un programa”, brinda algunos lineamientos generales para la implementación de un programa de gestión documental.

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